3. 1.- CONTACTS
Contient
l'ensemble des contacts de votre entreprise. Qu'il s'agisse de vos clients, vos
fournisseurs de biens ou services incluant vos employés. L'avantage principale
de les regrouper dans la même base de données est que vous pourrez accéder rapidement
à tous vos contacts quel que soit leur appartenance aux sous-groupes et où que
vous soyez dans l'application.
Cette intégration facilite grandement les interactions entre ceux-ci tel que le transfert d'une facture d'achat de produit d'un fournisseur à l'un de vos clients. En ajustant les prix en conséquence évidemment. Ou l'inverse, soit le transfert d'une commande d'un client directement à un fournisseur en précisant l'employé qui exécute la tâche.
Les principales informations sont regroupées dans différents onglets. Les principales tâches effectuées à partir d'un contact sont regroupées dans un ruban vertical situé à droite et qui contient les boutons de raccourcis. Elles sont aussi accessibles tout comme les tâches moins usuelles tel que l'exportation par les menus conventionnels.
Diverses fonctionnalités sont disponibles et accessibles directement à partir de la fiche d'un contact. En voici quelques-unes : Ajout de votre contact dans Outlook, écrire un courriel au contact, envoyer un relevé de compte par courriel, atteindre le journal correspondant ou passer directement par la facturation, exporter vers Excel, envoyer les informations dans Word pour écrire une lettre ou imprimer une étiquette, accéder aux informations bancaires du contact, au site Web de l'entreprise, donner ou prendre un rendez-vous, conserver un registre de documents ou de photos concernant le contact, etc..
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3. 1.- 1-) Modification d'une fiche
Vous pouvez modifier en tout temps les informations contenus dans une fiche de contact. Ainsi on peut ajouter toutes les informations pertinentes lorsqu'elles deviennent disponibles. N'oubliez pas d'appuyer sur le bouton Enregistrer pour conserver vos modifications. Il est toujours possible d'abandonner une modification pour quelque raison que ce soit en fermant la fiche sans passer par le bouton Enregistrer.
3. 1.- 2-)
Création d'une fiche
Pour ajouter un contact, appuyer sur le bouton représenté par un crayon dans la barre de navigation. La majorité des informations sont optionnelles et peuvent être ajoutées ultérieurement. Vous devez cependant préciser s'il s'agit d'un client ou d'un fournisseur.
3. 1.- 3-) Indexation des fiches
Lorsque vous ajouter des fiches, il est important de les indexées. Dans le menu Outils choisissez "Construire les indexes" lorsque la fenêtre des contacts est ouverte. Vous pourrez alors accéder à vos contacts soit par l'index alphabétique, celui des numéros de téléphones ou des pseudonymes. La reconstruction des indexes n'est nécessaire que si vous ajouté de nouveaux contacts ou que vous apportiez des corrections de nom, de numéros de téléphone ou de pseudonyme aux contacts existants. L'exécution de cette opération est manuelle car elle nécessite un accès exclusif au fichier des contacts et doit être effectuée en dehors d'une utilisation multiusager.
Dans le menu Affichage, choisissez Fichier maitre. Il contient l'ensemble des informations régissant le fichier des contacts. Tel que le nombre de fiches qu'il contient, la limite que vous lui attribué, etc... Il contient aussi la possibilité d'empêcher toutes modifications des données comptables que contient chacune des fiches. Il sera donc impossible de déséquilibrer vos comptes-clients ou fournisseurs tout en autorisant la modification des autres informations tel que le numéro de téléphone, etc... Cette autorisation est protégée par un mot de passe qui ne doit être connu que par l'administrateur.
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3. 2.- PRÉSENTATION DU RUBAN VERTICAL
Le ruban situé à la droite de la fenêtre contient des informations importantes et des raccourcis fréquemment utilisés.
Utilisez le bouton Recherche pour faire une recherche à l'aide d'une partie du nom d'entreprise, du responsable ou même de l'adresse. Une fois obtenu la premère occurence, utiliser les boutons Suivant et Précédent pour naviguer entre les possibilités.
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Le bouton Rendez-vous comme son nom l'indique bien, vous permet de donner un rendez-vous au contact affiché. Cette fonctionnalité nécessite cependant la présence du module La Gestion de Temps AGI.
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Lorsque la fiche du contact contient un solde, le bouton Sélection affiche les transactions impayées justifiant le solde dû. Le tableau affiche la référence, la date et le montant de chacune des transactions. De plus, on peut voir l'escompte ou l'intérêt qui s'applique à chacune de'entre elles et qui sont calculés en fonction des paramètres généraux de l'entreprise en l'absence de paramètres personnalisés précisés dans la fiche du contact qu'on retrouve dans l'onglet Bancaire. Le tableau informe aussi de l'âge de la transaction et du nombre de jours passé dû. La colonne Type informe du mode de règlement habituel toujours en fonction des spécifications de la fiche du contact. Un crochet dans la colonne Sélection précise que la transaction est sélectionnées pour une utilisation avec le bouton Enregistrer qui enregistrera l'escompte ou l'intérêt applicable ou avec le bouton Journaux pour un traitement comptable approprié.
Le bouton Annuler le délai cancelle l'application du délai d'escompte dans le but d'accorder quand même l'escompte quoi que le délai soit légèrement dépassé. Le prmier montant indique le total des sélections et le deuxième inclus en plus les escomptes ou les intérêts. Le bouton Journaux transfert ce dernier montant au journal correspondant soit le Journal des encaissements pour un client et le Journal des décaissements pour un fournisseur. Le bouton Impressions produit un relevé de compte en mode Visualiser, Numériser, Imprimer, Télécopier, HTML par courrier ou PDF par courrier électonique. Contrairement à l'envoi en lot à la fin de la période, cette fonctionnalité manuelle est disponible en tout temps pour être utiliser au besoin. À la demande du client ou lorsque le paiement retarde.
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Le bouton Journaux ouvre le journal correspondant au type de contact soit le Journal des ventes pour un client et le Journal des achats pour un fournisseur.
Ouvre le module de Facturation AGI
Ouvre le module de la Paie AGI
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Nouveauté 2012 - Depuis la fiche d'un contact, dans le menu inférieur, sélectionnez Rapports, et Documents. Vous pourrez alors accéder à une liste de documents rattachée exclusivement à ce contact. Que ce soit pour des photos, des dessins Autocad ou Visio, des documents Word ou Excel, peut-importe la nature du document et l'endroit où il est situé sur votre ordinateur ou votre réseau. Inscrivez simplement le chemin du fichier ainsi que son nom dans la colonne Lien hypertexte. Pour plus de facilité, utilisez le Copier/Coller. Les autres informations, tel que le numéro de fiche du contact et la date d'inscription, s'inscriront automatiquement lors de l'enregistrement. Un double-clic sur l'un des documents listés, l'ouvrira automatiquement avec l'application concernée.
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Utilisez ce bouton pour enregistrer la ou les modifications apportées à la fiche du contact. Ce bouton doit aussi être utilisé pour enregistrer un nouveau contact.
Ferme et quitte le gestionnaire de contacts.
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3. 3.- PRÉSENTATION DU RUBAN HORIZONTAL
Le ruban situé en bas de la fenêtre contient des raccourcis fréquemment utilisés.
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3. 3.- 1-) Point d'interrogation
En cliquant sur l'icône représenté par le point d'interrogation, vous remarquerez que le pointeur de la souris a changé. En cliquant de nouveau il redeviens normal. Lorsque le pointeur de souris inclus un point d'interrogation, positionner le à l'endroit où vous souhatez obtenir de l'information ou de l'aide. Un clic ouvre le manuel de l'utilisateur à l'endroit désiré.
La liste déroulante intitulée Rapports donne accès à des analyses, des tableaux, des relevés et rapports très utiles.
Crédit - Donne un tableau qui compile les délais de paiement d'un client pour une période donnée. Donne comme résultat le chiffre d'affaire total pour la période ainsi que le délai de paiement moyen. Ce rapport est très utile au moment de remplir des demandes d'information de crédit.
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Historique - Donne un tableau contenant les transactions pour une période déterminé par l'utilisateur. Le bouton Enregistrer permet d'enregistrer une modification effectuée au champ Taitée lorsque l'usager veut reprendre un paiement pour quelque raison que ce soit. Un double clic sur la transaction ou un clic sur le bouton Distributions affiche les distributions au grand livre général de la transaction. Le bouton Appariement affiche soit par quel paiement une ou des factures ont été payées ou soit quelle ou quelles factures ont été payées par ce paiement. Sur un paiement, il est possible de réimprimer le chèque en utilisant le bouton Chèque ou Avis de paiement pour un fournisseur. La liste déroulante Impressions vous permet de Visualiser, Numériser et Imprimer le tableau. Et en fin le bouton Fermer pour quitter.
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Transactions - Donne un tableau identique à l'historique à l'exception que les transactions sont limitées à la période courante ou en attente.
Relevé - Le bouton Relevé produit un relevé de compte en mode Visualiser, Numériser, Imprimer, Télécopier, HTML par courrier ou PDF par courrier électonique.
Dossier - Affiche le ou les dossiers du contact. Nécessite le module de Gestion des Dossiers AGI.
Temps - Affiche les rapports annuels, mensuels, hebdomadaires, journalier et l'historique de la gestion de temps. Necessite le module de Gestion de Temps AGI.
Documents - Voir 3. 2.- 7-) Documents
Transfert les coordonnées du contact dans un document Word pour initier une correspondance ou produire une ou des étiquettes. Peut aussi être transférer dans l'éditeur de texte AGI inclus avec la Comptabilité AGI.
Imprime la fiche du contact.
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