3. 4. GRAND LIVRE GÉNÉRAL
Contient l'ensemble des informations relatives au grand livre générale. On y retrouve la variation et le solde à la fin de chacune des 12 ou 13 périodes comptables (secteur de l'alimentation, 13 périodes de 4 semaines) ainsi que le solde à chacune des années incluant le budget annualisé. Les informations sont conservées durant 9 ans, à la suite de quoi il faut faire une sauvegarde et une épuration.
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3. 4. 1-) Modification d'un compte du grand livre général
Vous pouvez modifier le nom du compte ou le faire directement au moment de son utilisation dans le journal général. Pour l'inscription des soldes à l'implantation reportez-vous à la section Implantation. En utilisation courante aucun des montants ne devrait être modifié manuellement soit autrement que par une écriture régulière. Cette protection est assurée par une fonctionnalité du Fichier maitre, voir section 4.
3. 4. 2-) Création d'un compte
Lors de l'installation des logiciels AGi un plan comptable suffisamment imposant pour convenir à la plupart des entreprises a été installé. Il n'est donc pas recommandé d'ajouter inutilement des comptes à celui-ci mais plutôt d'utiliser ceux qui existent déjà. Vous conserverai ainsi une vitesse de traitement optimale en utilisation multiusagers intensive. Cependant, il peut être nécessaire de le faire dans certaines circonstances particulières. Il faudra alors s'assurer que le plan comptable restera conforme aux dispositions de celui-ci.
Les principales fonctionnalités sont accessibles à partir du ruban horizontal de boutons situé en bas de la fenêtre. Vous pouvez afficher toutes les transactions de la période en cours pour le compte, ou pour tous les comptes (balance de vérification périodique) et l'historique pour une période déterminée. Tout comme pour le kardex des contacts, on retrouve ces fonctionnalités dans les menus réguliers ainsi que toutes les autres fonctionnalités moins usuelles tel que l'exportation vers Excel, l'épuration, la réparation du grand livre, etc...
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Le fichier maitre contient les spécifications du grand livre générale. Malgré sa simplicité apparente, il contrôle et surveille en permanence toutes les opérations comptables. C'est lui le grand responsable du maintien de l'intégrité de vos données. Les informations qu'il contient sont permanentes. Vous aurez à le modifier que très rarement soit par exemple lors d'un changement de taux de taxe. C'est aussi à partir des informations qu'il contient que les périodes comptables seront automatiquement générées.
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3. 4. 5-) Dispositions des états financiers
Ce tableau de dispositions regroupe en différentes catégories l'ensemble des comptes du grand livre général. Aux quatre grands groupes de base, soit ACTIF, PASSIF, REVENUS et DÉPENSES, s'ajoute autant de sous-groupes que vous le souhaiter afin d'obtenir une présentation claire et efficace de vos opérations comptables.
L'utilisation de l'astérisque au début du titre signifie au système qu'il s'agit d'un calcul de présentation et non du titre d'un sous-groupe.
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