Lorsque la Facturation AGI s'ouvre, le curseur se positionne automatiquement sur la première ligne de produit et sur la première colonne. Inscrivez un code de produit existant et le curseur ira automatiquement à la colonne quantité. Voilà le tour est joué, votre première facture est prête à être enregistrée et imprimée.
Une fois enregistré, le document devient en parti ombragé (grisée ). Ceci indique que le document n'est plus modifiable puisqu'il vient d'être enregistrer en tant qu'une facture terminée. Cette transaction c'est automatiquement inscrite au dossier du client. Vous la retrouverez donc immédiatement dans la liste des comptes-clients. Toutes les écritures se rapportant au grand livre générale ont été automatiquement effectuées. Aucun report de fin de mois. Vos états financiers reflètent déjà l'impact de votre facture.
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Un clic sur le bouton Nouveau situé dans la barre verticale de raccourcis située à droite de la fenêtre efface toutes les informations et avise le système que vous débutez un nouveau document.
3. 3.- 1-) Rechercher un contact.
Pour atteindre un nouveau contact vous pouvez utiliser la liste déroulante alphabétique de vos contacts située dans le coin supérieure gauche de la fenêtre. En tapant une ou plusieurs lettres du début du nom recherché, la sélection se positionnera sur la première éventualité. Si vous connaissez le numéro de fiche du contact inscrivez-le dans la case Contact. Utilisez le bouton Recherche un contact pour faire une recherche à l'aide d'une partie du de son nom d'entreprise ou du responsable.
Pour effectuer une recherche plus approfondie ouvrez la fenêtre Contact. Vous pourrez rechercher sur n'importe quel critère tel que la ville ou utiliser les indexes téléphoniques et même celui des pseudonymes.
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Une fois le contact sélectionné, vous devez préciser le statut du document à l'aide de la liste déroulante située à droite du nom du contact.
Statuts de vente:
Terminé, lorsque votre document de vente est complet et prêt à être émis.
Provisoire, lorsque vous souhaitez attendre pour terminer la transaction. Vous pouvez y revenir aussi souvent que nécessaire pour compléter ou modifier les informations.
Consignée, lorsque vous prêtez des articles pour approbation, évaluation, exposition, etc...
Soumission, cet anglicisme est largement utilisé pour représenter l'action de soumettre une proposition à un client.
Annulée, l'utilisation du bouton Supprimer annule un document. Il est cependant conservé. Son implication comptable a cependant été annulée.
Production, lorsque vous retirez des produits de votre inventaire pour consommation interne ou la production d'un bien constitué de plusieurs produits.
Vous pouvez modifier en tout temps le statut d'un document pour suivre le cheminement complet d'une transaction. Ex.: La Soumission devient une commande avec le statut Provisoire et facultativement, l'impression du bon de livraison. Enfin le statut Terminée lorsque la transaction est complétée. Évidemment les statuts Terminée et Annulée ne sont pas modifiables.
Statuts d'achat:
Achat, lorsque votre achat est complété.
Commande, lorsque vous placer une commande à votre fournisseur.
Réception, lorsque vous recevez la commande du fournisseur. Ajoute les produits à l'inventaire, souvent à l'aide du bon de livraison, en attentant de recevoir la facture finale du fournisseur.
Offre, représente l'appel d'offre, une demande de prix au fournisseur.
Annulée, l'utilisation du bouton Supprimer annule un document. Il est cependant conservé. Son implication comptable a cependant été annulée.
Production, lorsque vous retirez des produits de votre inventaire pour consommation interne ou la production d'un bien constitué de plusieurs produits.
Tout comme pour les statuts de ventes, les statuts d'achat sont modifiables pour refléter et contrôler les opérations d'achat.
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3. 4.- Première facture d'achat
Lorsque l'on sait faire une facture de vente, on sait faire une facture d'achat... En effet l'utilisation est similaire. Cependant la couleur change pour faire une distinction visuelle.
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3. 4.- 1-) Consulter un document
À l'aide des boutons Précédent et Suivant, vous afficherez les documents rattachés au contact.
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