Lorsque la Paie AGI s'ouvre, le curseur se positionne automatiquement sur la case SALAIRE BRUT . Si le montant de salaire brut est déjà inscrit, selon les paramètres de la fiche de l'employé, cliquez sur le bouton Calcul de la paie et ensuite sur le bouton Enregistrer. Voilà! Si non inscrivez auparavant le montant de rénumération brut.
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4. 1.- 1-) Inscription des heures
Il se peut que vous vouliez préciser le ou les codes de paie ainsi que le nombre d'heures pour chacun. Dans ce cas cliquez sur le bouton Inscription des heures.
Sélectionnez le code de paie soit par sa description soit par son code. Inscrivez le nombre d'heures et le taux s'il n'est pas déjà automatiquement inscrit. L'adminisibilité à l'assurance-emploi, au RQAP ( Régime Québécois d'Assurance Parentale ) et à la CSST ( Commission de la Santé et de la Sécurité au Travail ) est automatique. Décochez si non-admissible. Le numéro de la fiche de l'employé, le numéro de la période de paie ainsi que la référérence d'enchaînement séquentielle sont inscrit par le système. Une fois complété, cliquez sur le bouton Enregistrer. Le tableau se ferme et le report dans la case SALAIRE BRUT est automatique.
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Lorsque nécessaire, un clic sur le bouton Autres déductions donne accès au tableau des déductions additionnelles. Ce tableau est habituellement rempli automatiquement par le système si les déductions sont dans le dossier de l'employé. Voir la liste déroulante Spécifications et sélectionnez le choix Tableau des déductions.
Une fois complété, cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer ces déductions à la rénumération. Il est à noter que le tableau d'inscription des heures et celui des autres déductions est modifiable tant que la paie n'est pas enregistrer. Si la paie est déjà enregistré, il faudra l'annuler et recommencer.
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Lorsque la case SALAIRE BRUT contient un montant et si nécessaire avoir auparavant inscrit les heures et activé les autres déductions, appuyez sur le bouton Calcul de la paie. Ainsi le système effectuera tous les calculs requis. Le détail des écritures s'affiche. La description de l'écriture, le numéro de compte du grand livre général utilisé ainsi que sa description, le solde du compte avant l'écriture, le montant débité ou crédité ainsi que le solde après l'écriture. Et enfin le numéro de fiche du contact affecté par l'écriture. En bas on retrouve le total des débits et des crédits ainsi que la balance entre les deux. La balance doit être à zéro pour que le système accepte d'enregistrer la paie.
Le ruban verticale contient un résumé de la rénumération. En plus du salaire brut on retrouve les montants pour: la R.R.Q. ( Régime des Rentes du Québec ), le R.Q.A.P. ( Régime Québécois d'Assurance Parentale ), l'impôt provincial, l' A.-E. ( Assurance-Emploi ), l'impôt fédéral ainsi que le SALAIRE NET.
PCe bouton permet d'imprimer sur le champ le chèque de paie incluant le talon de paie.
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4. 1.- 5-) Autres informations et fonctions
En bas de la fenêtre juste au dessus du ruban horizontal on retrouve les informations suivantes: la date de comptabilisation de la paie et la date de fin de la période de paie. Ces deux dates peuvent être différentes. Dans le tableau des périodes de paie on peut décider de comptabiliser la paie à une date différente de celle de la fin de la période de paie pourvu qu'elle soit incluse dans la même période. Ex.: On peut attribuer à la dernière journée du mois précédent une période se terminant le premier ou le deux du mois suivant. D'autant plus qu'il y a plus de jours travaillés appartenant à cette période.
On retrouve aussi le numéro de référence attribué à cette transaction comptable par le système. Le numéro de la période de paie est accompagné des bouton Précédent et Suivant pour faire défiler et consulter les paies précédentes. Il en va de même pour le numéro de fiche de l'employé. On passe facilement de l'un à l'autre. Lorsqu'on atteind le dernier, le prochain nous présentera le premier. On peut aussi se positionner directement sur le premier ou le dernier employé en utilisant les boutons correspondants.
Les autres informations concernent le paiement.
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