4. 1.- PRÉSENTATION DU RUBAN VERTICAL
Le ruban situé à la droite de la fenêtre contient des informations importantes et des raccourcis fréquemment utilisés.
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Lorsque vous souhaitez réutiliser un numéro, manquant ou annulée, cochez la case et inscrivez le numéro que vous voulez récupérer. Dans un document d'achat, utilisez cette fonction pour respecter le numéro fournit par le fournisseur.
4. 1.- 2-) Liste déroulante des documents consultés
Cette liste déroulante affiche le numéro du dernier document consulté et contient tous ceux déjà consultés. La liste déroulante peut-être utilisée pour naviguer d'un document à l'autre selon votre sélection.
4. 1. 3-) Rechercher un document
Dans la case située à droite du statut du document, inscrivez le numéro du document et cliquer sur le bouton Recherche situé dans la barre verticale de raccourcis.
Un clic sur le bouton Précédent affiche le dernier document appartenant au contact. Un autre clic affiche le document qui précéde celui-ci et ainsi de suite. Chacun des nouveau document est ajouté à la liste déroulante.
Un clic sur le bouton Suivant affiche le document suivant, remonte d'un document. Un autre clic affiche le document qui suit celui-ci et ainsi de suite. Ces documents sont accessibles par la liste déroulante.
4. 1.- 6-) Supprimer un document
Ce bouton annule et supprime un document. Pour un document terminé et comptabilisé, cette fonctionnalité ne s'applique qu'aux transactions courantes ou en attentes. Un document appartenant à une période comptable fermée ne peut être supprimé. Pour annuler un document appartenant à une période comptable fermé, vous devez faire un crédit correspondant. Pour ce faire utilisez le bouton Copier et remplacer les quantités par un nombre identique mais de signe opposé.
Utiliser ce bouton pour copier le document affiché. En effet le bouton Copier permet de reproduire le document présent à l'écran pour en faire un nouveau. Ce nouveau document est modifiable même s'il provient d'un document terminée ou annulée. Le statut de ce nouveau document peut être modifié selon le besoin. Ex.: de Terminé à Soumission, de Achat à Commande, etc..
4. 1.- 8-) Transférer un document
Un nouveau document obtenu grâce au bouton Copier peut-être transféré à un autre contact. Il suffit de changer le contact affiché pour que dorénavant le document appartienne maintenant à celui-ci. Cette opération peut être effectuée entre deux clients, deux fournisseurs ou un client et un fournisseur. Ex.: La commande d'un client peut être transférée et converti automatiquement en commande d'achat. Autre exemple, une facture peut servir de modèle et être copier et transférer à un autre contact.
Il arrive souvent qu'après avoir consulté un ou des documents, on souhaite débuter un nouveau document. Ce bouton efface toutes les informations non pertinente et vous présente un nouveau document vierge.
Affiche le numéro du poste soit le numéro de l'ordinateur que vous utilisé présentement dans le cas d'un nouveau document. Dans le cas d'un document déjà enregistré, affiche le numéro du poste qui a enregistré le document. Il est souvent intéressant de savoir à partir de quel poste une transaction a été effectuée.
Au point de vente, il est intéressant de pouvoir personnaliser l'affichage. Augmenter ou diminuer la grosseur de la police selon l'affichage qui vous conviens, pour une meilleur visibilité.
Dans certaine situation exeptionnelle, il peut-être nécessaire d'annuler la gestion des produits en souffrance de livraison ( en B/O, pour back order en anglais ). Forcer l'annulation du B/O afin de pouvoir terminer la facture puisqu'on a le ou les produits en main mais que l'achat n'a pas encore été traité. En pareil cas, la quantité en stock dans l'inventaire sera temporairement négative le temps d'inscrire la réception ou l'achat du ou des produits.
Affiche ou efface la première colonne contenant la liste déroulante de tous les codes de produits actifs contenus dans votre inventaire. Cette colonne peut-être utile lorsque l'on n'utilise pas un lecteur de code en barre. Les codes sont en ordre alphabétique pour un meilleur repérage. Si on connait le début du code, il suffit de taper ces quelques lettres ou chiffres pour que le sélecteur se positionne à la première occurence.
4. 1.- 14-) Bottin des produits
Affiche ou efface la deuxième colonne contenant la liste déroulante de tous les produits actifs contenus dans votre inventaire représentés par la description ce chacun. Il suffit de taper quelques lettres pour obtenir à la première occurence.
Affiche ou efface la colonne des B/O
4. 1.- 16-) Colonne des escomptes
Affiche ou efface la colonne des escomptes.
4. 1.- 17-) Section - Mode de paiement
Le crochet signifie que la facture est payé ou que le passage au mode de paiement est obligatoire dans le cas d'une vente au comptant. La liste déroulante offre ou précise le mode de paiement. Et le bouton Détail ouvre la fenêtre Mode de paiement.